電子ファイリングの極意!

私事ですが毎月買っていた釣りの雑誌がかなりの量に成ってしまいました。その中から記憶を頼りに探したい記事を見つけるのが一苦労。
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それではと奮起して雑誌の記事をスキャンしました。何百ページにもなります。また次に後で検索しやすいようにファイル毎に名前を付けるのが大変。今度は使い易いファイリングソフトを探して試行錯誤。現在はリコーのファイリングソフトRidoc(リドック)に落ち着きました。
ファイリング方法をもっと知ろうと「ファイリングデザイナー2級」「電子ファイリングB級」を取得。今回は自分自身苦労した結果をふまえてファイリングの為の便利な機能を満載したリコーの複合機用ソフト「カンタン文書登録」と「カンタン文字認識」のご案内を致します。

 [ カンタン文書登録 ]
ファイリングを始める時には最初に入れ物であるファイルを項目別に大分類、中分類、小分類に分け、そのファイルの名前を決めなければなりません。例えば大分類では年度、中分類では営業部とか業務、小分類では見積りとか営業等の名前です。
kanzu1.pngデーター活用の為には皆で共通に使えるNAS(ネットワークサーバー)にデーターを蓄積しておくのがベストです。実はここまでの作業は無償で付いるスキャンtoフォルダーという方法でも出来ます。しかし実際にファイリングを始めると初めに決めた各分類名が必ず増えて来ます。その時スキャンtoフォルダー方式では後からの設定はかなり手間が掛かります。

「カンタン文書登録」のいい所は新しくフォルダーを管理者のパソコンから作るだけで複合機の操作パネル上に同じ名前の新規フォルダーが自動で作られる事です。フォルダー内の大分類、中分類、小分類という階層も操作パネルに表示されますから直感的にファイリングするフォルダーを間違えることはありません。
kanpane2.pngまたスキャンしたデーターにワンタッチで名前が付けられます。通常スキャンしたデーターには数字のみの名前で内容はそのダーターを開かないと判別ができません。
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「カンタン文書登録」はスキャン時に事前に登録してある名前(例えば見積書、営業報告等)をワンタッチで付ける事が出来ます。また最初の設定でPDFでの保存が出来ます。
紙文書のデーター化は今後ますます必要に迫られてまいります。ファイリング化を継続し活用が出来るかは保存されたデーターをいかに簡単に検索出来るかに掛かってきます。始める時が肝心です。
ファイリングを始めるならあとあと楽で苦労しない「カンタン文書登録」がお薦めです。

[ カンタン文字認識 ]
このソフトはスキャンした紙の書類を自動的にエクセル、ワードのデーターとして変換してくれます。
mojipane1.png例えば紙文書の表をエクセルのデーターに変換すれば集計表として直ぐに活用が出来ます。
moji1.pngまたワードに変換すれば文字の打ち直しや他の書類に変更が可能です。また記入欄のある法規規定書類等を「やさしくPDFへ文字入力」を使って変換すればPDFデーターなのに枠が自動で作成され枠内にワープロであて打ちが出来ます。
moji2.pngまた「名刺ファイリングプロ」を使えば名刺のデーター化が可能になります。そのデーターを活用すればご案内状やご挨拶状、年賀状等の作成にも大変便利です。
meisi1.png*これらを使う為の費用ですがリコー複合機側で使うVMカード(20,000円)の他にソフト代として「カンタン文書登録」は78,000円、「カンタン文字認識」は98,000円。
また「名刺ファイリングプロ」は7,800円、「やさしくPDF文字入力PRO」は12,800円です。

またプライバシーマーク(Pマーク)、情報セキュリティー(ISMS)にも適合したファイリングシステムのご提案も出来ます。複合機を使ったファイリングをご検討されている方は是非ご連絡下さい。








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