ホントは便利!ICカード

ICカードなんて大企業が導入する物だなんて思っていませんか?講習会を受けるまで実は私もそう思っていました。
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最近はスイカカードを通勤に利用している方も多いと思いますが実はあのカードも利用できます。コピー機にICカードリーダーを付けるとコストの削減とセキュリティー対策に役立ちます。

まずコストの削減!
各部署にカードを発行し使ったコピー枚数を管理する会社が多いのですがコピー枚数の管理はOKでもプリント枚数の管理は出来ませんでした。最近のコピー機はカラー化が進みカラープリンターとして多く使われています。しかしカラーのコストがまだ高いのが実情ですね。
特にカラーでなくてよい書類なのについうっかりカラーを選ぶといったミスプリントが多発しています。

パソコンから印刷指示を掛けコピー機にプリントアウトした書類を取りに行った時、ICリーダーに自分のICカードを接触させないとプリントアウトが出来ません。
また多種類の書類をプリントしようとした時、それぞれファイル名がコピー機の操作パネルに表示されます。
paneru1.pngのサムネール画像ここでプリントアウトしたいファイル名を選択しプリントを実行します。その時操作パネルの画面にはファイル名とそのファイルがカラーか白黒か片面か両面か指定した枚数は何枚かを確認することが出来ます。
この時再確認を行う事でミスコピーもしくは指示間違いを防ぐ事ができます。

また管理者権限でカラーの出力とかFAXが出来ないという制限もカードに持たせる事ができます。もちろんコピーでも同様な事が出来ます。データーを元に各部門、個人別に集計し予算管理を行う事も可能です。
R社のある部署ではミスプリントジョブの削減だけで24.4%の経費が削減されました。またカラーの出力枚数が3.5%下がったという報告もされています。

次にセキュリティー!
パソコンから印刷指示をしてコピー機に書類を取りに行こうとしたらたまたま電話が入り少し経って行ったら人に見られたくない書類を見られてしまったなんて事はありませんか?
プリント指示をかけ取りに行ったら大量のコピーを行っている人がいて暫くして取りに行ったら大事なプリント書類が放置されていた。
また時間が経って取りに行くのを忘れてしまったなんて事もありますよね。またそのプリントした書類をコピー機にそのままにしておいたら他の人の書類と一緒に他の会社にFAXされてしまったという事も実際に発生しました。
iczu.pngICカードを利用すれば自分がコピー機にカードをかざした時に出力されます。
もちろん出力を忘れたデーターはコピー機のメモリー内に残ります。その為メモリーを消去するタイマーを管理者の方が予め決めておく必要があります。
セキュリテイの効果は数字ではなかなか表しずらいものですが実際に起きてしまってからでは取り返しのつかないものですね。

最近は価格も導入しやすくなってきています。例えばリコーのICカードシステムは5年リースで月額約4,000円のプラスで利用できます。事務所の規模は10人以下でも十分に効果が期待できます。コストの削減とセキュリティーの強化で十分に元を取る事が出来ます。
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