Q:電子ファイリングに良い方法がありますか?

一般的にはスキャンtoフォルダーという方法です。
複合機で紙の書類をスキャンします。その時どのパソコンのどのフォルダーに送るのか指定して送る方法です。個人的にファイリングを行うには簡単で良いと思います。このソフトは複合機のスキャナー機能をオプションで購入すれば無料で付いてきます。

会社とか部単位でスキャンしたデーターを活用する場合は事前の準備が必要になります。
さらにデーターの保管には個人のパソコンでは無くネットワークで使えるNAS(ネットワークサーバー)にデーターを蓄積しておく事をお勧めします。

組織でファイリングを始める時には最初にファイルを大分類、中分類、小分類に分け、そのファイル名を決めなければなりません。例えば大分類では年度、中分類では営業部とか業務、小分類では見積りとか営業等の名前です。

実際にファイリングを始めると追加するファイル(年度とか)が必ず増えて来ます。その時スキャンtoフォルダー方式では後からの設定はかなり手間が掛かります。

リコーの複合機のスキャン用のソフトで「カンタン文書登録」があります。このソフトは新規にフォルダーを管理者のパソコンから作るだけで複合機の操作パネル上に同じ名前のフォルダーが自動で作られます。

フォルダー内の大分類、中分類、小分類という階層も操作パネルに表示されますから直感的にファイリングするフォルダーを間違えることはありません。
kanpane2.pngのサムネール画像またスキャンしたデーターにワンタッチで名前が付けられます。ファイリングをアルバイトに頼む時などもファイリングの名前付けに悩む事がありません。またあとで探すもの楽です。またファイル時にデーターをPDFに自動変換してくれますから楽です。
社内でファイリングをお考えの方「電子ファイリングB級」と「ファイリングディザイナー2級」取得した当社に是非ご相談下さい。


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